Microsoft 365 E3 bevat meer dan 150 onderdelen, E5 meer dan 225. Vrijwel geen enkele organisatie gebruikt de helft daarvan. Tegelijk is de E3-prijs sinds 2023 met 25 tot 30% gestegen en volgen er per 1 juli 2026 nieuwe verhogingen tot 33%. De vraag is niet langer of je Microsoft 365 gebruikt, maar of je nog de juiste suite afneemt en of dat voor iedereen dezelfde suite moet zijn.
Microsoft 365 is al jaren de nummer 1 suite van Microsoft én het meest gebruikte Cloud Productivity product binnen organisaties in heel Europa. De M365 E3-suite bevat meer dan 150 applicaties en functionaliteiten, terwijl de M365 E5‑suite zelfs uit meer dan 225 onderdelen bestaat. Maar… maakt uw organisatie hier daadwerkelijk optimaal gebruik van?
Wij durven te stellen dat dit zelden het geval is. Sterker nog: wanneer organisaties 50% van de beschikbare functionaliteit inzetten, is dat al uitzonderlijk veel. Dat betekent dat de andere helft onbenut blijft, en dat terwijl deze functionaliteit wel degelijk waarde vertegenwoordigt en dus invloed heeft op uw kosten.
Tegelijkertijd zijn de licentiekosten de afgelopen jaren fors gestegen. De M365 E3‑prijs is sinds 2023 met 25–30% toegenomen. En daarbij komen nieuwe prijsverhogingen aan per 1 juli 2026, waarbij sommige onderdelen zelfs tot 33% stijgen. Deze ontwikkelingen dwingen iedere IT Manager, CIO en CFO tot een cruciale vraag:
Dit zijn vragen die steeds vaker op tafel komen en waarvan u wellicht nu (nog) geen concreet antwoord heeft. Maar dat zou u wél moeten hebben.
Met het M365 Assessment van Geltec krijgt u volledige grip op het werkelijke gebruik, de adoptiegraad én de optimalisatiemogelijkheden binnen uw organisatie. Onze specialisten analyseren uw omgeving op basis van data, licentieconfiguratie, gebruikersgedrag en strategische behoeften.
Het Enterprise Optimization Plan maakt deel uit van onze eenmalige en continue optimalisatiediensten die jouw software‑ en cloudomgeving doorlicht, verbeterpunten blootlegt en zorgt dat je volledig voldoet aan alle contractuele Microsoft‑verplichtingen.
Datagedreven, onafhankelijk en ontworpen om te zorgen dat je nooit meer betaalt dan nodig is.
Per functionaliteit en per gebruikersgroep: wat wordt daadwerkelijk gebruikt, hoe intensief, en door wie niet.
Welke gebruikers kunnen naar F3 of E1, wie heeft E5 echt nodig, en waar levert een gerichte step-up meer op dan een organisatiebrede upgrade.
Betaal je apart voor functionaliteit die al in de suite zit? Denk aan telefonie, e-signing, MDM, backup en securitytooling.
Doorgerekend over drie jaar, inclusief migratie- en beheerkosten van beide routes.
Met aandacht voor vendor lock-in, dataresidentie en de haalbaarheid van een gedeeltelijke exit.
Wij verkopen geen licenties en ontvangen geen commissie van Microsoft of van resellers. Een advies om minder af te nemen kost ons niets.
Voor organisaties vanaf 250 Microsoft 365-gebruikers.
Relevant voor CIO, IT-manager, CFO en Software Asset Manager.
Lagere M365-kosten door herijking van gebruikersprofielen
Suitefunctionaliteit die onbenut blijft
Doorlooptijd tot een besluitdocument
Een onderbouwde suitekeuze per gebruikersgroep in plaats van één profiel voor de hele organisatie.
Een concreet adoptieplan voor de functionaliteit die je al betaalt maar niet gebruikt, plus een besluitdocument waarmee IT en Finance dezelfde afweging maken.
Je krijgt binnen één werkdag antwoord van een van onze licentiespecialisten. Geen verkoopgesprek. Als er niets te halen valt, zeggen we dat.
Microsoft 365 E5 bevat alles uit E3 plus geavanceerde security en compliance (Defender for Endpoint P2, Purview, Entra ID P2), Power BI Pro en telefoniefunctionaliteit. De meerprijs is aanzienlijk. E5 loont wanneer je die securitycomponenten daadwerkelijk inricht en er losse tools mee vervangt; gebruik je ze niet actief, dan betaal je voor ongebruikte functionaliteit. De afweging verschilt per gebruikersgroep, niet per organisatie.
Ja, en dat is vrijwel altijd voordeliger. Binnen één tenant kun je F3, E1, E3 en E5 combineren en per gebruiker toewijzen. Een productiemedewerker met beperkt digitaal werk heeft zelden E3 nodig; een securityspecialist mogelijk wel E5. Deze profieldifferentiatie is doorgaans de grootste besparingspost binnen Microsoft 365.
In de praktijk zelden meer dan de helft. Wanneer een organisatie 50% van de beschikbare functionaliteit inzet, is dat uitzonderlijk hoog. De onbenutte helft vertegenwoordigt wel waarde en beïnvloedt dus de kostprijs per gebruiker — de keuze is telkens: alsnog activeren en adoptie sturen, of afschalen naar een lichter profiel.
