Overslaan naar inhoud
OPTIMALISATIE & ASSESSMENTS

Copilot AI Optimization

Bepaal wie Microsoft 365 Copilot écht nodig heeft vóórdat je organisatiebreed uitrolt

Copilot is de duurste toevoeging per gebruiker die Microsoft ooit heeft geïntroduceerd, en tegelijk de moeilijkst te onderbouwen. De meeste organisaties kopen eerst en meten daarna met als resultaat honderden licenties waarvan een deel na drie maanden niet meer geopend wordt. Wij draaien de volgorde om.

INTRODUCTIE

Microsoft 365 Copilot is voor veel organisaties de eerste AI-investering met een structureel karakter. De aanschaf is eenvoudig: een add-on per gebruiker, met een jaarcommitment. De beheersing daarna is dat niet. Sinds Microsoft het agent-gebruik heeft ondergebracht in een verbruiksmodel, Copilot Credits, bestaat de Copilot-uitgave uit drie afzonderlijke lagen, die elk hun eigen sturing vragen. 

  • Licenties per gebruiker. Een vaste, contractueel vastgelegde kostenpost met een jaarcommitment.
  • Verbruik door agents. Een variabele kostenpost, die per functie wordt afgerekend en die door ontwerpkeuzes (niet door gebruikersaantallen) wordt bepaald.
  • Governance en beheer. Optionele componenten voor het beheren en controleren van agents.

In de praktijk wordt vrijwel uitsluitend de eerste laag begroot. De tweede laag wordt zichtbaar op het moment dat de factuur binnenkomt. De derde laag wordt vaak pas ingericht nadat het eerste incident zich heeft voorgedaan.

Daarbij komt een tweede vraagstuk. Een toegewezen licentie is geen gebruikte licentie. Organisaties die Copilot breed uitrollen zonder gerichte adoptie zien doorgaans een aanzienlijk deel van de licenties ongebruikt blijven, terwijl het jaarcommitment gewoon doorloopt.

WAAR LOOP JE TEGEN AAN? 

Heken jij deze onzekerheden?

  • Welke Copilot-licentie past bij ons?
  • Wegen de kosten op tegen het rendement?
  • Zijn onze data en rechten op orde voordat we uitrollen?
  • Waarom gebruiken medewerkers de licenties niet, ook al hebben ze die wel?
  • Voldoen we straks nog aan compliance- en governance-eisen?

Dit zijn vragen die steeds vaker op tafel komen en waarvan u wellicht nu (nog) geen concreet antwoord heeft. Maar dat zou u wél moeten hebben.

De oplossing

Met het Copilot Value Assessment van Geltec brengt u uw Copilot-positie volledige in kaart. Onze specialisten analyseren uw licentiepositie, het feitelijk gebruik en uw verbruikspatroon op basis van data en vatten dit samen in een optimalisatierapport.

WAT HOUDT DE DIENST IN

Vijf onderdelen, één uitkomst

Geschiktheidsanalyse per rol

Welke functies werken met de gegevens en werkpatronen waar Copilot daadwerkelijk waarde toevoegt, en welke niet.

Toetsing van de licentievoorwaarden

Welke onderliggende M365-licentie is vereist, welke bestaande profielen kwalificeren en wat een upgrade zou kosten.

Data- en securityreadiness

Copilot maakt zichtbaar wat een gebruiker mág zien. Verkeerd ingestelde rechten in SharePoint en Teams worden een informatielek zodra Copilot aanstaat. Dit onderdeel is geen bijzaak.

Gefaseerd uitrolplan

Met een meetbare pilotgroep en vooraf vastgestelde criteria voor opschalen of stoppen.

Adoptiemeting na uitrol

Werkelijk gebruik per licentie, met een heldere afweging tussen intrekken en gericht begeleiden.

ONAFHANKELIJK

Wij verkopen geen licenties en ontvangen geen commissie van Microsoft of van resellers. Een advies om minder af te nemen kost ons niets.

VOOR WIE EN WANNEER RELEVANT

Wanneer dit loont.

Voor organisaties vanaf 100 Microsoft 365-gebruikers die Copilot overwegen, piloten of al hebben uitgerold. Relevant voor CIO, IT-manager, CFO, security officer en HR.

  • Je staat voor een organisatiebrede uitrol.
  • Je pilot is afgelopen en de vraag “en nu?” ligt op tafel.
  • Je hebt Copilot al, maar kunt niet aantonen wat het oplevert.
  • Je twijfelt of je rechtenstructuur klaar is voor Copilot.
laptop-5673901_1920
RESULTAAT EN WAARDE

Wat kan het opleveren?

10%

Lagere M365-kosten door herijking van gebruikersprofielen

32%

Suitefunctionaliteit die onbenut blijft

8-12 weken

Doorlooptijd tot een besluitdocument

Een onderbouwde suitekeuze per gebruikersgroep in plaats van één profiel voor de hele organisatie.

Een concreet adoptieplan voor de functionaliteit die je al betaalt maar niet gebruikt, plus een besluitdocument waarmee IT en Finance dezelfde afweging maken.

Overweeg je Copilot,
of heb je het al?

We bepalen in één sessie of je uitrol onderbouwd is en waar de risico's zitten. Vaak blijkt de rechtenstructuur het echte vraagstuk.

 

Je krijgt binnen één werkdag antwoord van een van onze licentiespecialisten. Geen verkoopgesprek. Als er niets te halen valt, zeggen we dat.

Plan 30 minuten in de agenda
VEELGESTELDE VRAGEN

Wat mensen ons vragen.

Welke licentie heb je nodig voor Microsoft 365 Copilot?

Copilot is een add-on die bovenop een kwalificerende Microsoft 365-licentie komt; niet elk abonnement kwalificeert. Zit je op een profiel dat niet voldoet, dan komt er dus een dubbele kostenpost bij: de upgrade én de add-on. Microsoft past de voorwaarden regelmatig aan, dus toets ze op het moment van je besluit en reken de upgrade mee in je businesscase.

Wat zijn de securityrisico's van Copilot?

Copilot werkt binnen de rechten die een gebruiker al heeft. Zijn die rechten in SharePoint, OneDrive of Teams te ruim ingesteld, wat in veel gegroeide omgevingen het geval is — dan maakt Copilot dat in één zoekopdracht zichtbaar. Het risico is niet nieuw, maar wordt wel plotseling exploiteerbaar. Een rechten- en dataclassificatiecheck vóór uitrol is daarom geen optie maar een voorwaarde.

Hebben alle medewerkers Copilot nodig?

Vrijwel nooit. Copilot levert de meeste waarde bij rollen met veel documentwerk, e-mail, vergaderingen en analyse, en aantoonbaar minder bij rollen met vaste, systeemgebonden taken. Een organisatiebrede uitrol betekent in de praktijk dat een aanzienlijk deel van de licenties na de eerste weken nauwelijks nog gebruikt wordt. Selectie op basis van rol en werkelijk werkpatroon drukt de kosten fors.