ONAFHANKELIJK
Wij verkopen geen licenties en ontvangen geen commissie van Microsoft of van resellers. Een advies om minder af te nemen kost ons niets.
CONTINU & MANAGED
Managed
Optimization
Optimalisatie die niet vervalt zodra
het project is afgerond
Een optimalisatietraject levert een momentopname. Zes maanden later zijn er mensen bijgekomen, is er een afdeling verhuisd naar andere software en heeft Microsoft de licentieregels aangepast. De besparing verdampt precies zo snel als ze is opgebouwd. Continuous Optimisation houdt de optimalisatie op peil in plaats van hem opnieuw te moeten doen.
INTRODUCTIE
Een eenmalige optimalisatie levert direct resultaat maar een licentiepositie is een momentopname. Mensen komen en gaan, projecten starten, workloads verhuizen naar de cloud, Microsoft wijzigt prijzen en productstructuren. Zonder doorlopend beheer is een geoptimaliseerde omgeving binnen een jaar weer vervuild, en begint het besparingspotentieel zich opnieuw op te bouwen. Bij de volgende verlenging betaal je de rekening.
Managed Optimization is het jaarprogramma waarmee Geltec je licentie- en cloudpositie permanent geoptimaliseerd houdt.
Hoe werkt het?
Op basis van een vaste jaarcyclus voeren we per kwartaal een analyse uit van licentietoewijzing, werkelijk gebruik en cloudverbruik. Afwijkingen zoals inactieve accounts, overbedeelde suites en ongebruikte add-ons worden gesignaleerd en vertaald naar concrete acties voor je IT-team. We monitoren daarnaast relevante wijzigingen in Microsoft-licentievoorwaarden en prijsstellingen en vertalen die proactief naar jouw situatie. Alles komt samen in een Enterprise Optimization Plan dat het hele jaar actueel blijft en naadloos aansluit op je True-Up en renewal.
Wat levert het op?
Structureel lagere en voorspelbare licentiekosten, geen verrassing meer bij True-Up of verlenging, aantoonbare compliance op elk moment en een IT- en inkooporganisatie die beslissingen neemt op basis van actuele data in plaats van onderbuikgevoel.
WAT HOUDT DE DIENST IN
Vijf onderdelen, één uitkomst
Kwartaalanalyse
Van gebruik, toewijzing en verbruik, afgezet tegen de vorige meting — zodat je afwijkingen ziet ontstaan in plaats van achteraf ontdekt.
Signalering
Nieuwe gebruikers op te zware profielen, inactieve accounts met actieve licenties, dubbel toegewezen functionaliteit.
Vertaling van Microsoft-wijzigingen
Niet het nieuwsbericht, maar het bedrag: wat kost deze wijziging jou concreet, en wat is de handelingsoptie?
Doorlopende bijsturing van gebruikersprofielen
Op basis van feitelijk gebruik, met een concrete actielijst per kwartaal.
Voorbereiding op elk contractmoment
De True-Up, de verlenging en het jaarrapport komen nooit meer als verrassing.
VERWANTE DIENSTEN
VOOR WIE EN WANNEER RELEVANT
Wanneer dit loont.
Voor organisaties vanaf 250 gebruikers waar het licentielandschap regelmatig verandert door groei, reorganisatie, overnames of migratie.
Relevant voor IT-management, Software Asset Managers en Finance.
- Je hebt net een eenmalig optimalisatietraject afgerond.
- Je hebt geen fulltime SAM-functie in huis.
- Je organisatie verandert regelmatig van omvang of samenstelling.
- Je wilt geen verrassingen meer bij de True-Up.
RESULTAAT EN WAARDE
Wat kan het opleveren?
10%
Lagere M365-kosten door herijking van gebruikersprofielen
32%
Suitefunctionaliteit die onbenut blijft
8-12 weken
Doorlooptijd tot een besluitdocument
Een onderbouwde suitekeuze per gebruikersgroep in plaats van één profiel voor de hele organisatie.
Een concreet adoptieplan voor de functionaliteit die je al betaalt maar niet gebruikt, plus een besluitdocument waarmee IT en Finance dezelfde afweging maken.
Blijft je besparing staan?
We laten graag zien hoe een kwartaalrapportage eruitziet en wat er in jouw omgeving als eerste zou opvallen.
Je krijgt binnen één werkdag antwoord van een van onze licentiespecialisten. Geen verkoopgesprek. Als er niets te halen valt, zeggen we dat.
VEELGESTELDE VRAGEN
Wat mensen ons vragen.
Waarom is eenmalige licentieoptimalisatie niet genoeg?
Omdat een licentielandschap continu verandert. Nieuwe medewerkers krijgen standaard het zwaarste profiel, vertrekkers houden vaak hun licentie, afdelingen nemen tools in gebruik die overlappen met bestaande functionaliteit, en Microsoft past regelmatig licentieregels en prijzen aan. Zonder periodieke controle loopt een geoptimaliseerd landschap binnen twaalf tot achttien maanden weer uit de pas.
Hoe vaak wordt er gemeten?
Standaard elk kwartaal: analyse van gebruik en toewijzing, een rapportage met afwijkingen ten opzichte van de vorige meting, en een concrete actielijst. Rond de True-Up verlenging wordt de frequentie tijdelijk verhoogd. Bij grote organisatiewijzigingen zoals een overname voeren we een tussentijdse meting uit.
Nemen jullie het beheer over van ons eigen team?
Nee. Managed Optimization is een adviesdienst, geen beheerdienst. Wij analyseren, signaleren en adviseren; de uitvoering blijft bij jouw team, dat de omgeving en de organisatie kent.